PROCESO ADMINISTRATIVO
Se
refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que
componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de
las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios
(órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores
consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar,
sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.
FASES DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Se
compone por dos fases: mecánica y dinámica.
1.
La mecánica administrativa: (teórica
o estructural)
Es la fase donde se realiza la estructura principal
del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
Ø Previsión: ¿Qué
se puede hacer?
Ø Planeación: ¿Qué
se va a hacer?
Ø Organización: ¿Cómo
se va a hacer?
2.
La dinámica administrativa: (práctica u
operativa)
Es la fase donde se realiza la ejecución con
eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
Ø Integración: ¿Con
qué y con quién se va a hacer?
Ø Dirección: Ver
que se haga
PLANEACIÓN
Con base
en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión
lo que va a hacerse.
La
planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la
administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha
de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de
recursos, necesarios para su realización".
Etapas de
la Planeación:
Ø Políticas: Criterios
generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular,
interpretar o suplir las normas concretas.
Ø Procedimientos: Planes
que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores
resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden
a formar rutinas de actividades.
Ø Programas: Planes
en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino
principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes.
Ø Presupuestos: Modalidad
especial de los programas, su principal característica es la determinación
cuantitativa de los elementos programados.
Principios
de la Planeación:
Ø Principio
de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones
vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.
Ø Principio
de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios
que puedan surgir.
Ø Principio
de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa,
deben estar de tal manera coordinados e integrados conformando un solo plan
general.
ORGANIZACIÓN
La
organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como
"la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados".
Etapas de
la Organización:
Ø Jerarquías: Fijar
la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
Ø Funciones: La
determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas,
necesarias para lograr el fin general.
Ø Obligaciones: Las
que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada
por una persona.
Principios
de la Organización:
Ø Principio
de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y
destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta.
Ø Principio
de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo
jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la
organización.
Ø Principio
del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado
de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose
al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de
autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.
Ø Principio
del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe corresponder
el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de
mando.”
DIRECCIÓN
Contesta
a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la
Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado,
por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones
tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando
simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas".
Etapas de
la Dirección:
Ø Mando o
autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan
efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en
acción.”
Ø Comunicación: Proceso
a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesarias,
debidamente coordinadas.
Ø Supervisión: Ver
si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado.
Principios
de la Dirección:
Ø El
principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se
hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun
los individuales.”
Ø El
principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe
ejercerse, más como producto de una necesidad de toda la organización que
como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.”
Ø Principio
de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los
conductos previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos
correspondientes.
Ø Principio
de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más
pronto posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el
menor disgusto a las partes.
Ø Principio
del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el
encuentro de soluciones.
INTEGRACIÓN
Responde
a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los
elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social".
Elementos
de la Integración:
Ø Reclutamiento: Hacer
de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto.
Ø Selección: Escoger
entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los
más aptos.
Ø Introducción: Articular
y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al grupo social del
que formará parte.
Ø Desarrollo: Desenvolver
las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su máxima
realización, dentro de la empresa.
Principios
de la Integración de personas:
Ø De la adecuación
de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las
funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos
mínimos para desempeñar la actividad o función adecuadamente.
Ø De la
provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de los
elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las
funciones del puesto.
Principios
de la Integración de cosas:
Ø Del
carácter administrativo de la integración: Dentro de todas las funciones
técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, que se fundan
en la coordinación, como la simplificación de métodos, distribución de áreas,
mantenimiento preventivo, etc.
Ø Del
abastecimiento oportuno: Disponer de todos los elementos materiales
necesarios, en cantidad y tiempo.
Ø De la
instalación y mantenimiento: Conducir tales actividades de manera que
pueda evitarse que los espacios y elementos materiales permanezcan
improductivos un tiempo considerable.
Ø De la
delegación y control: A toda delegación debe corresponder un
sistema fijo y estable de control, con el propósito de mantener informado al
delegante de los resultados de conjunto.
PREVISIÓN
La
previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta
anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer
planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer?
Es
"el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones
futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una
investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que
permitirán realizar los objetivos de la misma".
Etapas de
la Previsión:
Ø Fijar los
objetivos o fines que se persigan.
Ø Investigar los
factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los
objetivos.
Ø Determinar
los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes
trazados.
Principios
de la Previsión:
Ø Principio
de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las
previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible.
Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, la Incertidumbre y la
Probabilidad.
Ø Principio
de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no
en opiniones subjetivas.
Ø Principio
de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se
aprecian de una manera tanto cualitativa como cuantitativamente.
CONTROL
La etapa
de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de
resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan
medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin
de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular
planes"
Etapas
del Control:
Ø Establecimiento
de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las
comparaciones.
Ø Operación
de los controles: Es medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares. Función propia de los técnicos especialistas en
cada uno de ellos.
Ø Interpretación
de resultados: Función administrativa que vuelve a
constituir un medio de planeación.
Principios
del Control:
Ø Del
carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función
de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter
técnico.
Ø De los
estándares: El control es imposible si no existen
estándares prefijados, será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean
dichos estándares.
Ø Del carácter
medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo,
gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera.
Ø Del
principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y
rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más
bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.
