PROCESO ADMINISTRATIVO

Se refiere  a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar  sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las  eficiencias  de los trabajadores, y  que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de  los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento  de las metas del grupo.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se compone por dos fases: mecánica y dinámica.

1.  La mecánica administrativa: (teórica o estructural) 

Es la fase donde se realiza la estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes elementos:

Ø  Previsión: ¿Qué se puede hacer?

Ø  Planeación: ¿Qué se va a hacer?

Ø  Organización: ¿Cómo se va a hacer?

2.  La dinámica administrativa: (práctica u operativa) 

Es la fase donde se realiza la ejecución con eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende los siguientes elementos:

Ø  Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?

Ø  Dirección: Ver que se haga

Ø  Control: ¿Cómo se hizo?

PLANEACIÓN

Con base en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión lo que va a hacerse.

La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización".

Etapas de la Planeación:

Ø  Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

Ø  Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades.

Ø  Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes.

Ø  Presupuestos: Modalidad especial de los programas, su principal característica es la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Principios de la Planeación:

Ø  Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.

Ø  Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que puedan surgir.

Ø  Principio de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa, deben estar de tal manera coordinados e integrados conformando un solo plan general.

ORGANIZACIÓN

La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

Etapas de la Organización:

Ø  Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.

Ø  Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.

Ø  Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona.

Principios de la Organización:

Ø  Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta.

Ø  Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.

Ø  Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Ø  Principio del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.”

DIRECCIÓN

Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas".

Etapas de la Dirección:

Ø  Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.”

Ø  Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas.  

Ø  Supervisión: Ver si  las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado.

Principios de la Dirección:

Ø  El principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales.”

Ø  El principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe ejercerse, más  como producto de una necesidad de toda la organización que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.”

Ø  Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos correspondientes.

Ø  Principio de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más pronto posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes.

Ø  Principio del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.

INTEGRACIÓN

Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social".

Elementos de la Integración:

Ø  Reclutamiento: Hacer de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto.

Ø  Selección: Escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.

Ø  Introducción: Articular y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al grupo social del que formará parte.

Ø  Desarrollo: Desenvolver las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su máxima realización, dentro de la empresa.

Principios de la Integración de personas:

Ø  De la adecuación de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos mínimos para desempeñar la actividad o función adecuadamente.

Ø  De la provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de los elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las funciones del puesto.

Principios de la Integración de cosas:

Ø  Del carácter administrativo de la integración: Dentro de todas las funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, que se fundan en la coordinación, como la simplificación de métodos, distribución de áreas, mantenimiento preventivo, etc.

Ø  Del abastecimiento oportuno: Disponer de todos los elementos materiales necesarios, en cantidad y tiempo.

Ø  De la instalación y mantenimiento: Conducir tales actividades de manera que pueda evitarse que los espacios y elementos materiales permanezcan improductivos un tiempo considerable.

Ø  De la delegación y control: A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, con el propósito de mantener informado al delegante de los resultados de conjunto.

PREVISIÓN

La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer?

Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la misma".

Etapas de la Previsión:

Ø  Fijar los objetivos o fines que se persigan.

Ø  Investigar los factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los objetivos.

Ø  Determinar los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes trazados.

Principios de la Previsión:

Ø  Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza,  la Incertidumbre y la Probabilidad.

Ø  Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas.

Ø  Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativa como cuantitativamente.

CONTROL

La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"

Etapas del Control:

Ø  Establecimiento de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las comparaciones.

Ø  Operación de los controles: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.

Ø  Interpretación de resultados: Función administrativa que vuelve a constituir un medio de planeación.

Principios del Control:

Ø  Del carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter técnico.

Ø  De los estándares: El control es imposible si no existen estándares prefijados, será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

Ø  Del carácter medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera.

Ø  Del principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.